Penggunaan Teknik Poka-Yoke untuk Mencegah Kesalahan Sedini mungkin
Oleh : Anton Sudarmedi
Batam : 14 July 2006
Latar Belakang
Kelalaian manusia atau “Human Error” sering kali kita jumpai di dalam kehidupan sehari hari termasuk ditempat kerja kita, dan “Human error “ biasanya selalu dijadikan kambing hitam terhadap kecelakaan atau pun masalah masalah yang timbul. Dalam hal ini biasanya yang menjadi korban adalah manusia yang langsung berhadapan dengan pekerjaan tersebut yang biasanya levelnya adalah worker atau pekerja biasa. Masalah yang sering timbul karena “Human error” seharusnya diselidki lebih jauh dan perlu dikembangkan bagaimana mengurangi masalah ini dengan mengembangkan suatu sistem atau perancangan sistem yang dapat menanggulangi masalah “human error”, menyalahkan pekerja tidak akan menyelesaikan masalah.
Dalam industri manufaktur banyak sekali proses yang dikerjakan baik secara manual ataupun otomatis, proses kerja yang panjang dan rumit membutuhkan ketelitian dan stamina yang baik bagi pekerjanya. “Human error” adalah masalah yang utama.
Untuk menanggulangi masalah tersebut dikembangkan suatu pola pikir atau teknik yang dapat mengurangi dan mendeteksi masalah yang disebabkan oleh kelalaian manusia, yang petama kali di kemukakan oleh Shigeo Shingo, seorang karyawan industri di Jepang.
Shigeo Shingo telah menjadi penganjur utama SPC (Statistical Process Control) dalam industri manufaktur di Jepang pada tahun 50-an, tapi dia menjadi putus asa setelah dia menyadari bahwa penggunaan SPC tidak mengurangi jumlah produk yang rusak. Penggunaan sistem sampling memperlihatkan bahwa banyak produk yang rusak dapat lolos dan sampai ke tangan pelanggan.
Sejarah Poka-Yoke
Poka Yoke adalah teknik Quality Assurance yang dikembangkan oleh seorang engineer dari Jepang yang bernama Shigeo Shingo. Tujuan dari Poka-Yoke adalah menghilangkan produk yang rusak dengan cara pencegahan dan perbaikan kesalahan sedini mungkin. Poka-Yoke sudah banyak digunakan dalam industri manufactur.
Poka-Yoke (diucapkan poh-kae yoh-kae) ditemukan tahun 1960-an. Istilah ini berasal dari bahasa Jepang yang berarti : Poka berarti Lalai ; atau kesalahan dasar dari manusia yang kadang kurang berhati hati dan Yoke yang berarti cegah atau mencegah. Ide dasar dari poka-yoke yaitu bagaimana merancang proses sehingga kesalahan karena kelalaian manusia (Human Error) tidak dapat terjadi atau dapat sedini mungkin di kenali dan diperbaiki.
Kategori dari Wahana Poka-Yoke
Ada dua wahana dari poka-yoke ; yaitu Pencegahan dan Pen-deteksi-an.
Wahana Pencegahan; merekayasa proses sehingga tidak mungkin terjadi kesalahan.
Contoh klasik adalah : Disket 3,5 Inchi, rancang bangun disket ini direkayasa sedemikian rupa sehingga bentuknya tidak sama (Simetris) pada keempat sisinya, sehingga tidak akan menyebabkan pemasangan disket yang terbalik. Wahana Pencegahan akan menghilangkan keperluan untuk memperbaiki kesalahan, pengguna tidak akan melakukan kesalahan pada pemakaian pertama.
Wahana Pen-Deteksi-an; memberikan tanda kepada pemakai bahwa kesalahan telah terjadi, sehingga pemakai alat atau mesin, dapat secepatnya memperbaiki masalah. Wahana pen deteksi biasanya memberi peringatan kepada pengguna tentang adanya masalah, tetapi tidak mengarah pada perbaikan.
Kehidupan kita setiap hari pada dasarnya sudah dikelilingi oleh wahana poka-yoke baik pencegahan maupun pendeteksian. Dari Teko pemasak air yang berbunyi pada waktu air mendidih, alarm mobil yang menyala saat ada orang mencoba mencuri mobil, sampai alarm pada mesin yang menyala saat mesin ada masalah.
Karakteristik Wahana Poka-Yoke yang Baik
Wahana poka-yoke yang baik mempunyai persamaan antara lain ;
1. Murah dan sederhana. Jika terlalu rumit atau mahal, maka penggunaannya ditinjau dari segi biaya tidak akan efektip
2. Merupakan bagian dari proses, menjalankan apa yang disebut oleh Shingo sebagai 100% pemeriksaan.
3. Dilaksanakan dekat dengan tempat terjadinya kesalahan, menyediakan umpan balik yang cepat bagi pekerja untuk memperbaiki kesalahannya.
Mencegah Terjadinya Kesalahan Dengan Poka-Yoke
Dimanapun tempat kita bekerja baik itu di lini produksi ataupun ataupun dilingkungan kantor, kita pasti ingin mencegah kelalaian yang dapat mengakibatkan kerusakan baik pada produk ataupun lainnya; terlebih jangan sampai kelalaian kita diketahui oleh pelanggan kita, dalam hal ini kelalaian kita diketahui yaitu dengan sampainya produk yang tidak bagus ke pelanggan.
Metode pemeriksaan selalu menjadi cara yang standar untuk memantau kerja, tetapi dalam banyak situasi pemeriksaan tidak efektip. Pada kenyataannya seharusnya dicegah terlebih dahulu sebelum terjadi.
Pertanyaan yang biasa diajukan adalah :
1. Apa yang salah dalam standard kita ?
2. Bagaimana kesalahan dapat dicegah ?
3. Bagaimana agar dapat di gunakan di kantor atau manajemen
Teknik Poka-Yoke akan menjawab masalah ini dan bagaimana metode yang sama dapat mencegah terjadinya kesalahan.
Pemeriksaan Mutu Kerja
Ada dua metode untuk memeriksa mutu kerja yang telah dilakukan;
- Satu, dengan menyaring kerusakan
- Dua, dengan mengumpulkan informasi kerusakan
Menyaring Kerusakan (Shorting Inspection)
Adalah metode pemeriksaan yang sering dipakai dan telah bertahun tahun digunakan dalam lini perakitan, dimana dilakukan penyaringan dan pemilahan produk yang baik dengan produk yang rusak. Metode ini kadang disebut juga “ Creating Quality By Inspection “. Mutu diciptakan dengan Pemeriksaan . Dan metode ini tidak masuk pertimbangan sebagai cara yang efektif dalam pendekatan Manajemen Mutu.
Pemeriksaan Diakhir Lini Produksi (Outgoing )
Contoh : di akhir proses produksi petugas pemeriksaan memberikan pengesahan terakhir apakah mutu produk Baik atau Rusak. Produk yang rusak diletakan ditempat pembuangan (Scrap) atau perbaikan (Rework) dan produk yang bagus siap dikirim ketempat penyimpanan produk bagus atau dikirim ke pelanggan. Kegiatan ini untuk memastikan bahwa hanya produk yang Bagus mutunya saja yang bisa diserah terimakan ke proses selanjutnya atau dikirim pelanggan, tetapi tidak ditujukan untuk mencari penyebab kerusakan maupun memperbaiki masalah.
Pada suasana yang lain, pegawai kantor (officer) biasanya memberikan laporan lengkap tapi pada akhirnya atasannya (Manajer) menolak untuk menerima laporan yang dibuatnya karena sesuatu hal. Pembuatan laporan harus diulang lagi sampai bagus dan dapat diterima oleh manajer. Sekali lagi penyebab kegagalan tersebut tidak diketahui dan tingkat penolakan tetap sama.
Dalam dua kasus diatas, penyaringan kesalahan hanya menghasilkan barang yang tidak berguna ataupun sampah dan untuk mendapatkan barang jadi yang bemutu, metode ini terhitung mahal.
Mengumpulkan Data kegagalan
Metode yang lebih efektip untuk pemeriksaan terdiri dari pengumpulan keterangan dan menggunakan data dari pemeriksaan, untuk mengendalikan proses dan mencegah agar kerusakan tidak terjadi di masa yang akan datang. SPC adalah salah satu jenis dari metode ini.
Pemeriksaan Di Tengah Prosess (In-Process)
Karena WIP melewati banyak langkah operasi yang bergerak melalui fasilitas manufaktur, pemeriksaan sangat jarang dilakukan pada pertengahan proses. Pemeriksaan memberikan keterangan statistik yang diperlukan untuk menjelaskan sebab dari masalah mutu, yang akan mencegah terjadinya masalah di masa depan. SPC tidak begitu agresip memantau untuk menghilangkan kerusakan dan pada beberapa kasus perbaikan dilakukan sangat lambat sehingga tidak efektip.
Contoh Kerah Putih.
Satu contoh lagi tentang masalah di kantor (Officer); Boss bisa memeriksa laporan pada setiap tahapan, dan membuat perbaikan. Dia kemudian bisa melihat mungkin saja ada hambatan komunikasi tentang apa yang diinginkannya dalam pembuatan laporan yang tidak dipahami oleh anak buahnya.
Di kantor, Manajer Engineering, bisa memantau rancangan dari para insinyurnya, membuat perbaikan sepanjang tahap. Para staff dapat belajar dari perubahan perubahan yang terjadi sampai hasil akhir dari rancangan bebas dari kesalahan.
Metode membuat pemeriksaan di tengah proses setidaknya lebih baik dari pada menunggu sampai produk selesai dibuat dan pada akhirnya melalu pemeriksaan akhir yang hasilnya dikirim ke pelanggan atau dibuang karena rusak.
Pemeriksaan Sebelum Pemeriksaan Yang Sebenarnya (Pre-Inspection)
Satu lagi metode pemeriksaan adalah pekerja harus selalu melakukan pemeriksaan pada saat WIP sedang melalui prosesnya, sebelum berpindah ke proses lain. Dengan cara ini umpan balik dari mutu yang dihasilkan dapt diberikan tepat waktu atau berdasarkan saat kejadian. Setiap proses melakukan proses produksi dan juga pemeriksaan.
Dengan memantau dimana masalah sering terjadi di lini produksi, Divisi Pengendalian Mutu dapat menentukan sebab, apakah ini masalah kesalahan atau kelalaian manusia atau masalah mesin.
Dilingkungan kantor, tidal ada individu yang memantau mutu dari kerja, biasanya pemantauan terjadi di pabrik, mungkin seharusnya ada. Biasanya, jika pekerjaan diserahkan dari satu orang ke orang lain, kesalahan di perbaiki dengan meng-informasi-kannya kepada orang lain.
Mencegah Kesalahan
Poka-Yoke adalah metode yang sederhana untuk mencegah kesalahan terjadi pada sumbernya. Wahana ini digunakan selain untuk mencegah kasus-kasus khusus yang mengakibatkan kerusakan juga secara tidak langsung memeriksa setiap barang yang di produksi untuk mengetahui apakah bisa diterima atau rusak.
Penyebab dari banyak kerusakan disebabkan oleh kesalahan pekerja. Kerusakan adalah hasil dari melalaikan kesalahan kesalahan itu. Jika kita menghilangkan kesalahan pekerja maka banyak kerusakan dapat dihilangkan.
Wahana Poka-yoke akan efektip bila diterapkan sebelum proses pemeriksaan, karena akan mengurangi waktu dan biaya pemeriksaan akan mendekati nol. Karena seharusnya biaya pemeriksaan adalah sedikit dan semua produk dapat diperiksa.
Idiot-Proof Design (Rancangan anti-kebodohan)
Metode lain untuk menghindari terjadinya kesalahan adalah dengan merancang sesuatu sehingga produk hanya dapat dirakit atau diproses dengan satu cara cara saja. Istilahnya adalah “Idiot-proof design” karena dirancang agar pekerja tidak perlu berpikir banyak dalam proses kerjanya.
Contoh populer dari idiot-proof design adalah Plug listrik kaki tiga, yang penggunaanya hanya ada satu cara saja.
Tentu saja idiot-proof design lebih rumit dan dipakai untuk proses yang kompleks. Satu contoh adalah dimana beberapa rancangan kerja di proses yang rumit menggunakan “Installation Wizards” atau “Arahan Instalasi” untuk pemakain perangkat lunak.Contoh itu mendekati rancangan idiot-proof.
Kesimpulan
1. Karena faktor alamiah banyak masalah terjadi disebabkan oleh kelalaian manusia, akan tetapi kelalaian dapat dicegah dengan merancang suatu system atau alat bantu yang disebut Poka-Yoke, yang dikembang kan oleh Shigeo Shingo pada tahun 1960-an di Jepang.
2. Mencegah kesalahan sebelum terjadi adalah cara terbaik untuk mengurangi kerusakan yang dampaknya akan mengurangii biaya.
3. Pemecahan masalah dengan poka-yoke mengajak kita untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan dengan cara yang sederhana, murah dan tepat.
Study Kasus
Kasus 1.
1. Diperusahaan pembuatan switch ; Yamada Electric, ada masalah dalam divisi perakitan tombolnya, bagian Pengendalian Mutu (QC) selalu mendapatkan komponen produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi. Masalah yang sering terjadi yaitu salah satu komponen yang seharusnya terpasang tidak terpasang yaitu Spring (per). Masalah ini sudah sering terjadi, Manajer Produksi sudah memperingatkan seluruh staff nya untuk memantau kerja dari operator agar tidak terjadi lagi., karena apabila bagian QC menemukan masalah ini maka produksi harus melakukan pemeriksaan ulang 100%, yang berarti pengiriman barang akan terlambat. Masalah ini menurut divisi engineering adalah kelalaian manusia (Human Error) berdasarkan keterangan dari divisi engineering, management memutuskan untuk memberikan surat peringatan kepada operator yang lalai dalam menjalankan tugasnya merakit switch tersebut.
Akan tetapi masalah tetap terjadi , dan QC masih saja mendapatkan masalah tersebut.
1. Bagaimana pemecahan terbaik masalah tersebut ?, dengan menggunakan prinsip prinsip Poka-yoke.
2. Apakah tindakan manajemen sudah benar ?
Read More......
